Regulamin urzędu

Załącznik Nr 1
do Uchwały Nr III/14/98
Rady Gminy w Tuplicach
z dnia 30 grudnia 1998 r.

REGULAMIN ORGANIZACYJNY
Urzędu Gminy w Tuplicach
------------------------------------------------

§ 1

1. Siedzibą Urzędu Gminy w Tuplicach zwanego dalej „ Urzędem „ jest miejscowość
Tuplice.
2. Urząd jest aparatem pomocniczym Wójta Gminy Tuplice zwanego dalej „ Wójtem”
realizującym zadania wynikające ze sprawowania przez Wójta funkcji :
1. Przedstawiciela samorządu na obszarze Gminy Tuplice oraz reprezentującego
go na zewnątrz.
2. Przewodniczącego Zarządu Gminy Tuplice.
3. Kierownika Urzędu.
4. Organu nadzorującego podporządkowane jednostki organizacyjne i pomocnicze.
5. Organu realizującego zadania zlecone.
3. Urząd realizuje ponadto inne zadania nałożone na Wójta przepisami ustaw
szczególnych i aktów wydanych w celu ich wykonania.



§ 2

Zadania Wójta:
--------------------
Do zadań Wójta należy w szczególności:`
1. Kierowanie pracą Urzędu.
2. Organizowanie pracy Zarządu Gminy.
3. Kierowanie bieżącymi sprawami i reprezentowanie Gminy na zewnątrz.
4. Prowadzenie gospodarki finansowej Gminy - realizacja budżetu.

5. Podejmowanie czynności należących do kompetencji Zarządu w sprawach nie
cierpiących zwłoki, związanych z bezpośrednim zagrożeniem interesu publicznego.
6. Wydawanie decyzji indywidualnych w sprawach z zakresu administracji
publicznej.
7. Składanie oświadczeń woli w sprawach związanych z prowadzeniem bieżącej
działalności Gminy w ramach upoważnienia dokonanego przez Radę Gminy.
8. Ogłaszanie uchwał Rady Gminy, w tym uchwały budżetowej i sprawozdania z
wykonania budżetu oraz przedkładanie uchwał Wojewodzie i Regionalnej Izbie
Obrachunkowej.
9. Wykonanie uchwał Rady Gminy i uchwał Zarządu.
10. Przedkładanie na Sesję Rady i posiedzenia Zarządu sprawozdań z wykonania
uchwał.
11. Reprezentowanie Gminy i jej organów w postępowaniu sądowym i
administracyjnym.
12. Odpowiadanie w imieniu Zarządu za wykorzystanie mienia gminnego zgodnie z
jego przeznaczeniem oraz składanie w tych sprawach wniosków i propozycji
Radzie Gminy i Zarządowi.
13. Koordynowanie działalności podległych jednostek i zakładów budżetowych.
14. Uczestniczenie w pracach związków i porozumień międzygminnych oraz
wykonywanie zadań wynikających z porozumień.
15. Załatwianie wniosków posłów i senatorów oraz interpelacji Radnych.
16. Zatrudnianie i zwalnianie pracowników samorządowych.
17. Gospodarowanie funduszem płac i innymi funduszami Urzędu.
18. Wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników
Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.
19. Podejmowanie i inicjowanie działań w sprawach publicznych o znaczeniu lokalnym
które nie są zastrzeżone na rzecz innych podmiotów.
20. Podejmowanie decyzji o lokalizacji inwestycji na terenie Gminy.
21. Wykonywanie innych zadań zastrzeżonych do kompetencji Wójta przepisami prawa
i uchwałami Rady Gminy.
22. Podpisywanie korespondencji i decyzji administracyjnych.
23. Rozpatrywanie skarg i wniosków mieszkańców.
24. Nadzór nad bieżącą działalnością zakładów i jednostek budżetowych.



Zadania Sekretarza:
---------------------------
Do zadań Sekretarza należy:

1. W ramach ustalonych przez Wójta kompetencji zabezpiecza materialno - techniczne
warunki pracy Urzędu zapewniając sprawne jego funkcjonowanie.
2. Zapewnienie zgodności wydawanych decyzji i działania Urzędu z obowiązującymi
przepisami prawa.
3. Organizowanie pracy Urzędu i koordynowanie działań podejmowanych przez
poszczególne komórki organizacyjne.
4. Nadzorowanie przestrzegania instrukcji kancelaryjnej.
5. Organizowanie współdziałania z sołectwami oraz jednostkami organizacyjnymi
Gminy.
6. Nadzorowanie przestrzegania zasady rzetelnego i terminowego załatwiania spraw
obywateli.
7. Zapewnienie skutecznego sposobu publikacji prawa miejscowego ( przepisów
gminnych), koniecznej w tym względzie dokumentacji oraz wszelkiej informacji o
charakterze publicznym na terenie Gminy.
8. Inicjowanie i tworzenie warunków do podnoszenia kwalifikacji pracowników
samorządowych.
9. Aktualizacja posiadanych zbiorów przepisów prawnych.
10. Nadzór nad zgodnością przygotowanych przez pracowników decyzji z aktualnym
stanem prawnym.
11. Zapewnienie obsługi prawnej Urzędu Gminy.
12. Udział w przygotowaniu projektów uchwał, odpowiedzialność za prawidłowość
formalno - prawną uchwał podejmowanych przez Radę Gminy.
13. Podpisywanie wszelkich zaświadczeń i poświadczeń urzędowych.
14. Nadzór nad stanowiskiem ds obsługi sekretariatu i organów gminy.
15. Wykonywanie innych prac zleconych przez Wójta.
16. Prowadzenie całokształtu spraw kadrowych pracowników Urzędu.
17. Opracowanie projektu rocznego planu pracy Urzędu i odpowiedzialność za jego
realizację.


Zadania Skarbnika:
--------------------------
Do zadań Skarbnika należy:

1. Prowadzenie spraw związanych z wykonywaniem budżetu Gminy, a w szczególności:
zmiany w budżecie i innych planach finansowych, zasilanie jednostek budżetowych
w środki finansowe, administrowanie środkami na inwestycje.

2. Opracowanie projektów budżetu Gminy.
3. Kontrasygnata czynności prawnych powodujących powstanie zobowiązań pieniężnych.
4. Opiniowanie umów i decyzji wywołujących skutki finansowe dla budżetu.
5. Opracowywanie okresowych analiz i sprawozdań o sytuacji finansowej Gminy oraz
zgłaszanie swoich propozycji Zarządowi i Radzie Gminy i odpowiednim komisjom.
6. Kontrola gospodarki finansowej jednostek i zakładów budżetowych oraz sołectw.
7. Prowadzenie księgowości i ewidencji majątku Gminy.


§ 3.

W skład Urzędu wchodzą następujące referaty oraz równorzędne komórki organizacyjne:

1. Referat Finansowy - 3 etaty
w tym:
- Skarbnik
- stanowisko ds. księgowości i finansów
- stanowisko ds. wymiaru podatku i płac

2. Stanowisko ds. inwestycji i promocji Gminy - 1 etat
4. Stanowisko ds. geodezji i gospodarki gruntami - 1 etat
5. Stanowisko ds. obsługi sekretariatu i organów gminy - 1 etat
6. Stanowisko ds. ewidencji ludności i działalności gospodarczej
( Urząd Stanu Cywilnego) - 1 etat
7. Stanowisko ds. obrony cywilnej i zaopatrzenia - 1/2 etatu



§ 4

Do zakresu działania komórek organizacyjnych Urzędu należą:
1. Referat finansowy.
------------------------
1. Planowanie i sprawozdawczość finansowa dotycząca środków na realizację zadań
własnych i zleconych oraz koordynowanie prac związanych z opracowywaniem
planów i sprawozdań finansowych jednostek pomocniczych i zakładów budżetowych,
współdziałanie z dyrektorami tych jednostek.
2. Zapewnienie właściwej realizacji budżetu oraz nadzorowanie gospodarki finansowej
jednostek organizacyjnych podległych Wójtowi.
3. Prowadzenie obsługi księgowej Urzędu.
4. Ustalenie wymiaru podatków i opłat lokalnych, ich pobór, ewidencja i kontrola.
5. Współdziałanie z organami skarbowymi w zakresie wzajemnych rozliczeń oraz
organami kontroli i nadzoru w zakresie ustalonym przepisami ustaw szczególnych
i aktów wydanych w celu ich wykonania.




2. Stanowisko ds inwestycji i promocji Gminy.
--------------------------------------------------------
1. Realizacja zadań związanych z zamówieniami publicznymi.
2. Prowadzenie całokształtu spraw związanych z inwestycjami na terenie Gminy.
3. Prowadzenie spraw związanych z promocją Gminy.
4. Przygotowanie wniosków o pomoc finansową dla gminy ze źródeł poza gminnych
5. Ustalenie zasad przetargów dotyczących wykonania dokumentacji technicznej oraz
robót budowlano - montażowych.
6. Prowadzenie spraw związanych z zapewnieniem dla gminy dostaw wody oraz
oczyszczeniem ścieków .
7. Prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem czystości i prawidłowego stanu
sanitarnego gminy.
8. Prowadzenie całokształtu spraw związanych z budową i utrzymaniem dróg i
związanych z nimi obiektów infrastruktury technicznej.
9. Prowadzenie całokształtu spraw związanych z telefonizacją gminy.
10. Współpraca z zarządami dróg powiatowych i wojewódzkich w zakresie ich utrzymania.
11. Prowadzenie całokształtu spraw związanych z gospodarką przestrzenną Gminy.
12. Nadzór nad zabytkami.
13. Udzielanie wskazań lokalizacyjnych dla inwestycji na terenie Gminy.
14. Współpraca ze służbami nadzoru budowlanego.
15. Sprawowanie nadzoru budowlanego nad jednostkami i zakładami budżetowymi
oraz z samorządami wsi.
16. Prowadzenie całokształtu spraw związanych z gospodarowaniem komunalnymi
zasobami mieszkaniowymi.

3. Stanowisko ds. geodezji i gospodarki gruntami.
--------------------------------------------------------------
1. Prowadzenie całokształtu spraw związanych z ochroną środowiska, rolnictwa i
leśnictwa.
2. Współpraca z organizacjami, stowarzyszeniami i instytucjami zajmującymi się
problematyką rolnictwa i leśnictwa.
3. Prowadzenie całokształtu spraw związanych ze zmianami gruntowymi na terenie
Gminy.
4. Prowadzenie gminnego zasobu geodezyjno - kartograficznego.
5. Nadzór geodezyjny nad inwestycjami i budownictwem mieszkaniowym na terenie
Gminy.
6. Współpraca ze służbami geodezyjnymi w zakresie uzgodnień sytuowania
technicznych urządzeń sieciowych oraz infrastruktury technicznej Gminy.
7. Prowadzenie spraw dot. dodatków mieszkaniowych.
8. Współpraca ze służbami odpowiedzialnymi w kraju i województwie za gospodarkę
wodną w zakresie melioracji, budownictwa wodnego, ochrony wód przed
zanieczyszczeniami i ochrony przeciwpowodziowej.
9. Prowadzenie spraw obrotu nieruchomości, ewidencji gruntów i budynków,
rozgraniczenie, podziały i wywłaszczenie nieruchomości.
10. Prowadzenie ewidencji stowarzyszeń i komitetów oraz nadzór nad ich działalnością.



4. Stanowisko ds. obsługi sekretariatu i organów Gminy.
-----------------------------------------------------------------------
1. Prowadzenie całokształtu spraw związanych z obsługą kancelaryjno - biurową
Zarządu Gminy, Rady Gminy i Komisji Rady Gminy.
2. Prowadzenie całokształtu spraw związanych z funkcjonowaniem Urzędu w zakresie:
- obsługi pocztowo - telefonicznej
- obsługi interesantów
- gromadzenia i zabezpieczania aktów prawnych niezbędnych do działalności Urzędu.

5. Stanowisko ds. ewidencji ludności i działalności gospodarczej.
-----------------------------------------------------------------
1. Prowadzenie całokształtu spraw związanych z ewidencją ludności.
2. Prowadzenie całokształtu spraw związanych z rejestracją stanu cywilnego.
3. Prowadzenie i załatwianie spraw związanych z ewidencją działalności gospodarczej.

7. Stanowisko ds. obrony cywilnej i zaopatrzenia.
------------------------------------------------------------
1. Prowadzenie spraw związanych z BHP w Urzędzie.
2. Prowadzenie całokształtu spraw związanych z obronnością kraju oraz przygotowanie
i prowadzenie rejestracji przedpoborowych.
3. Prowadzenie kancelarii tajnej.
4. Prowadzenie akcji posłańczej.
5. Prowadzenie wszystkich spraw związanych z obroną cywilną gminy, współpraca z
WIOC.
6. Nadzór nad działalnością Ochotniczych Straży Pożarnych i współpraca w tym
zakresie z Państwową Strażą Pożarną.
7. Prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem Urzędu w materiały niezbędne
do jego działalności.

§ 5

1. Upoważnia się Wójta do tworzenia nowych stanowisk lub likwidacji istniejących
jeżeli potrzeba taka wynikać będzie ze zwiększenia lub zmniejszenia zadań Urzędu
określonych uchwałami Rady Gminy, ustawami lub aktami wykonawczymi do tych
ustaw względnie stosownymi porozumieniami.
2. O podjętych działaniach Wójt zobowiązany jest powiadomić Radę w terminie 1-go
miesiąca od daty podjęcia decyzji.

§ 6

Schemat organizacyjny Urzędu Gminy w Tuplicach określa załącznik Nr 1 do
regulaminu.




§ 7.

Rada Gminy jest organem założycielskim dla jednostek i zakładów budżetowych wyszczególnionych w załączniku Nr 2 do regulaminu.

§ 8.

Wójt jest organem nadzorującym działalność jednostek pomocniczych - sołectw oraz
organizacji i stowarzyszeń ustawowo finansowanych przez Gminę zgodnie z załącznikiem
Nr 3 ( Sołectwa, OSP, Gminne Kluby Sportowe ).

§ 9.

1. Indywidualne sprawy obywateli załatwiane są w terminach określonych w Kodeksie
Postępowania Administracyjnego i przepisach szczególnych.
2. Pracownicy Urzędu zobowiązani są do sprawnego i rzetelnego rozpatrywania
indywidualnych spraw obywateli kierując się przepisami prawa oraz zasadami
współżycia społecznego.
3. Odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe załatwienie indywidualnych spraw
obywateli ponoszą pracownicy samorządowi zgodnie z ustalonymi zakresami
obowiązków.
4. Kontrolę i koordynację działań komórek organizacyjnych Urzędu w zakresie załatwiania
indywidualnych spraw obywateli w tym zwłaszcza skarg, wniosków i interwencji
sprawuje Sekretarz Gminy.
5. Sekretarz zobowiązany jest do dokonywania okresowych ocen sposobu załatwiania
indywidualnych spraw obywateli i przedkładania ich Wójtowi.


§ 10

1. Ogólne zasady postępowania ze sprawami wniesionymi przez obywateli określa
Kodeks Postępowania Administracyjnego, instrukcja kancelaryjna oraz przepisy
szczególnie dotyczące zwłaszcza organizacji, przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania
skarg i wniosków obywateli.
2. Sprawy wniesione przez obywateli do Urzędu są ewidencjonowane przez pracowników
w spisach spraw prowadzonych w/g obowiązującego w Urzędzie rzeczowego wykazu
akt.
3. Stanowisko ds obsługi Sekretariatu prowadzi rejestr skarg i wniosków
indywidualnych wpływających do Urzędu oraz skarg zgłoszonych w czasie przyjęć
interesantów przez Wójta i Sekretarza.





§11.


1. Na każdym stanowisku prowadzony jest podręczny skorowidz aktów prawnych
odpowiadający realizowanym zadaniom.
2. Każdy pracownik - o ile przepisy nie stanowią inaczej - ma obowiązek udostępniania
wszystkim zainteresowanym, a w stosunku do zainteresowanych gminnych jednostek
organizacyjnych - przekazywania kopii dokumentów, o których mowa w ust. 1.


§ 12.

1.Pracownicy obsługujący interesantów zobowiązani są do:
- udzielania informacji niezbędnych przy załatwianiu danej sprawy i wyjaśniania treści
obowiązujących przepisów,
- rozstrzygnięcia sprawy w miarę możliwości na miejscu, a w pozostałych przypadkach
do określenia terminu załatwienia,
- informowanie zainteresowanych o stanie załatwiania ich sprawy,
- powiadamiania o przedłużeniu terminu rozstrzygnięcia sprawy w przypadku zaistnienia
takiej konieczności,
- informowanie o przysługujących środkach odwoławczych lub środkach zaskarżenia
od wydanych rozstrzygnięć.

2. Interesanci mają prawo uzyskać informacje w formie pisemnej , ustnej, telefonicznej
lub faksowej.

§ 13

1. Wójt przyjmuje interesantów w sprawach skarg i wniosków w poniedziałek od godz.
8:00 do godz. 15:00.
2. Sekretarz i Skarbnik Gminy przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków
każdego dnia w ramach swoich możliwości czasowych.

§ 14

W Urzędzie sprawowana jest kontrola wewnętrzna i zewnętrzna.


§ 15


Kontrolę wewnętrzną w Urzędzie sprawuje:
1. Wójt - w stosunku do wszystkich pracowników Urzędu Gminy.
2. Sekretarz w stosunku do pracowników bezpośrednio podległych.
3. Skarbnik w stosunku do pracowników bezpośrednio podległych.


§ 16

Kontrolę zewnętrzną wykonuje w zakresie wyznaczonym przez Wójta lub Zarząd Gminy
pełnomocnictw:
1. Skarbnik w stosunku do jednostek nadzorowanych zaangażowanych w wykonaniu
budżetu gminy oraz zadań państwowych zleconych gminie.
2. Pracownicy Urzędu w stosunku do jednostek podległych Wójtowi.


§ 17

Wójt podpisuje osobiście:
1. Zarządzenia i postanowienia.
2. Dokumenty kierowane do organów administracji rządowej.
3. Pisma do przedstawicielstw dyplomatycznych oraz Wójtów ( Burmistrzów).
4. Odpowiedzi na interpelacje radnych i wnioski posłów.
5. Odpowiedzi na skargi i wnioski dotyczące podległych pracowników.


§ 18

Sekretarz w ramach udzielonych mu upoważnień przez Wójta podpisuje pozostałe
pisma.

§ 19

W dokumentach przedstawionych do podpisu członkom kierownictwa Urzędu powinna
być zamieszczona adnotacja zawierająca nazwisko i stanowisko pracownika, który
opracował dokument.

§ 20

1. Pracownik zobowiązany jest do punktualnego przybycia na swoje stanowisko pracy.
2. Przed rozpoczęciem pracy pracownik zobowiązany jest potwierdzić swą obecność
poprzez podpisanie listy.
3. O niemożliwości stawienia się do pracy z przyczyn z góry wiadomej pracownik
powinien uprzedzić zakład pracy.
4. W razie nie stawienia się do pracy poza przypadkami określonymi w pkt 3 pracownik
jest zobowiązany zawiadomić zakład pracy o przyczynie nieobecności i
przewidzianym czasie jej trwania pierwszego dnia nieobecności w pracy nie później
jednak niż w dniu następnym - osobiście , przez inne osoby lub przez pocztę.
W przypadku ostatnim za datę zawiadomienia uważa się datę stempla pocztowego.
5. Wyjście pracownika w czasie godzin pracy poza Urząd jest możliwe po uzyskaniu
zgody bezpośredniego przełożonego i po dokonaniu zapisu w rejestrze wyjść.





6. O wyjściu poza pomieszczenie biurowe pracownik ma obowiązek powiadomić
przełożonego bądź współpracownika informując o miejscu przebywania i czasie jego
trwania.
7. W czasie pracy pracownikom przysługuje przerwa na spożycie posiłku, która podlega
wliczeniu do czasu pracy. Przerwa ta nie może zakłócić normalnego toku pracy.
8. W czasie nieobecności pracownika w związku z wykorzystaniem urlopu względnie z
powodu choroby lub innych przyczyn, pozostali pracownicy zobowiązani są do
zastępowania go zgodnie z ustaleniami zawartymi w zakresie czynności bądź stosownie
do poleceń przełożonego.
9. Przekazywanie obowiązków w razie zastępstwa pracownika powinno nastąpić
w obecności przełożonego. Należy ustalić stan spraw oraz kolejność ich załatwiania .
10. Pracownicy wykonujący czynności służbowe w terenie pracują zgodnie z otrzymanym
poleceniem służbowym. Delegacja wymaga ewidencji w rejestrze i podpisu osoby
delegującej.
11. Rozkład czasu pracy w Urzędzie ustala Wójt w drodze zarządzenia wewnętrznego.
12. Przebywanie w Urzędzie poza godzinami pracy wymaga zezwolenia Wójta.
13. Wójt w uzasadnionych przypadkach w odniesieniu do pracowników dojeżdżających do
pracy może ustalić indywidualny czas pracy.



§ 21


1. Urlopy udzielane są przez Sekretarza Gminy zgodnie z rocznym planem urlopów
zatwierdzonym przez Wójta.
2. Urlopów nie planowanych i okolicznościowych udziela Wójt.
3. Potwierdzeniem udzielania urlopu jest wystawienie karty urlopowej.



§ 22.

Integralną częścią regulaminu są załączniki:
- załącznik Nr 1 określający schemat organizacyjny,
- załącznik Nr 2 zawierający wykaz jednostek organizacyjnych,
- załącznik Nr 3 zawierający wykaz jednostek pomocniczych i stowarzyszeń
finansowanych przez Gminę.



PRZEWODNICZĄCY
Rady Gminy
Zdzisław Król